EUCLIDIT LTD
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE
İŞLENMESİ POLİTİKASI
1
EUCLIDIT LTD KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ BİLGİ FORMU
Doküman İsmi:
EuclidIT Ltd Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
Hedef Kitle:
EuclidIT Ltd tarafından kişisel verileri işlenen EuclidIT Ltd ‘nin çalışanları dışındaki tüm
gerçek kişiler
Hazırlayan:
EuclidIT Ltd KVK Kurulu
Onaylayan:
EuclidIT Ltd KVK Üst Kurulu tarafından onaylanmıştır.
Yürürlük Tarihi:
01.06.2020
2
I. İçindekiler
1. BÖLÜM 1– GİRİŞ ............................................................................................................................................................... 3
1.1
Giriş ............................................................................................................................................................................ 3
1.2. Kapsam ..................................................................................................................................................... 3
1.3
Politika’nın ve İlgili Mevzuatın Uygulanması ......................................................................................................... 3
1.4
Politika’nın Yürürlüğü ............................................................................................................................................... 3
2. BÖLÜM 2 – KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR .................................................................. 4
2.1.
Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması ............................................................................................................. 4
2.2.
Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması ............................................................................................................... 4
2.3.
İş Birimlerinin Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Konusunda Farkındalıklarının Arttırılması ve
Denetimi ..................................................................................................................................................... 4
3. BÖLÜM 3 – KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR ................................................................. 4
3.1.
Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi ................................................................. 4
3.2.
Kişisel Verilerin İşlenme Şartları ................................................................................................................................... 5
3.3.
Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi ....................................................................................................................... 6
3.4.
Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması ............................................................................................................................ 6
3.5.
Kişisel Verilerin Aktarılması .......................................................................................................................................... 7
4. BÖLÜM 4 – ŞİRKETİMİZ TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU VE İŞLENME
AMAÇLARI ............................................................................................................................................................................... 8
5. BÖLÜM 5 – KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI ........................................................................................ 8
6. BÖLÜM 6 – KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI ................................. 9
6.1.
Kişisel Veri Sahibinin Hakları..................................................................................................................................... 9
6.2.
Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması ............................................................................................................. 9
6.3.
Şirketimizin Başvurulara Cevap Vermesi ...................................................................................................... 9
7. BÖLÜM 7 – KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENDİĞİ ÖZEL DURUMLAR ......................................................................... 9
7.1.
Bina, Tesis Girişleri İle Bina Tesis İçerisinde Yapılan Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri İle İnternet Sitesi
Ziyaretçileri ...................................................................................................................................................................... 9
7.2.
EuclidIT Bina, Tesis Girişlerinde ve İçerisinde Yürütülen Kamera ile İzleme Faaliyetleri ................................. 9
7.3.
EuclidIT Bina, Tesis Girişlerinde ve İçerisinde Yürütülen Misafir Giriş Çıkışlarının Takibi ............................. 10
8. BÖLÜM 8 – EUCLIDIT KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI’NIN DİĞER
POLİTİKALARLA OLAN İLİŞKİSİ ...................................................................................................................................... 10
EK 1 – Kişisel Veri İşleme Amaçları ..................................................................................................................................... 11
EK 2 – Kişisel Veri Sahipleri .................................................................................................................................... 13
EK 3 – Kişisel Veri Kategorileri ............................................................................................................................... 14
3
1. BÖLÜM 1– GİRİŞ
1.1 Giriş
Kişisel verilerin korunması, EuclidIT Ltd’nin (“Euclidit” veya “Şirket”) en önemli öncelikleri
arasında olup, bu hususta yürürlükte bulunan tüm mevzuata uygun davranmak için azami
gayret göstermektedir. EuclidIT Ltd Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası
(“Politika”) çerçevesinde Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin
yürütülmesinde benimsenen ilkeler ve Şirketimizin veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı Kişisel
Verilerin Korunması Kanunu’nda (“Kanun”) yer alan düzenlemelere uyumu bakımından
benimsenen temel prensipler açıklanmakta ve böylelikle Şirketimiz, kişisel veri sahiplerini
bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır. Bu kapsamdaki sorumluluğumuzun tam bilinci
ile kişisel verileriniz işbu Politika kapsamında işlenmekte ve korunmaktadır.
1.2 Kapsam
Bu Politika; Şirketimiz çalışanları haricindeki kişilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da
herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm
kişisel verilerine ilişkindir. Söz konusu kişisel veri sahiplerine ilişkin detaylı bilgilere işbu
Politika’nın EK 2 (“EK 2- Kişisel Veri Sahipleri”) dokümanından ulaşılması mümkündür.
Çalışanlarımızın kişisel verilerinin korunmasına ilişkin EuclidIT’in yürüttüğü faaliyetler ise, bu
Politika’daki esaslarla paralel olarak kaleme alınan EuclidIT Ltd. Çalışanları Kişisel Verilerin
Korunması ve İşlenmesi Politikası altında yönetilmektedir.
Şirketimiz tarafından EuclidIT çalışan adaylarına veya EuclidIT çalışanlarına yönelik
gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin detaylarına. Çalışan Adayları Kişisel Verilerin
Korunması ve İşlenmesi Politikası ve EuclidIT Çalışanları Kişisel Verilerin Korunması ve
İşlenmesi Politikası’ndan ulaşılabilecektir.
1.3 Politika’nın ve İlgili Mevzuatın Uygulanması
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler
öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında
uyumsuzluk bulunması durumunda, Şirketimiz yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı
bulacağını kabul etmektedir. Politika, ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralları Şirket
uygulamaları kapsamında somutlaştırılarak düzenlemektedir.
1.4 Politika’nın Yürürlüğü
İşbu Politika’nın yürürlük tarihi 01.06.2020 EuclidIT tarafından düzenlenerek 7 Ekim 2016
tarihinde yürürlüğe giren ve 30 Aralık 2016 tarihinde güncellenen versiyon işbu Politika’nın
yürürlük tarihi itibari ile yenilenmiştir.
İşbu Politika, Euclidit’in internet sitesinde https://www.deppo.co.uk yayımlanır ve kişisel veri
sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.
4
2. BÖLÜM 2 – KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR
2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
Şirketimiz, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak
açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik
eksikliklerini önlemek için, korunacak verinin niteliğine göre gerekli tedbirlerini almaktadır. Bu
kapsamda Şirketimiz, Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından yayımlanmış olan
rehberlere uygun olarak gerekli güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik ve idari tedbirleri almakta,
denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.
2.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması
Kanun ile birtakım kişisel verilere hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya
ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi
düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da
sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile
biyometrik ve genetik verilerdir.
EuclidIT tarafından, Kanun ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen
özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu kapsamda,
EuclidIT tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli
kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve EuclidIT bünyesinde gerekli denetimler
sağlanmaktadır.
Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın 3.3. (“Özel Nitelikli
Kişisel Verilerin İşlenmesi”) bölümünde yer verilmiştir.
2.3. İş Birimlerinin Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Konusunda
Farkındalıklarının Arttırılması ve Denetimi
Euclidit, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, kişisel verilere hukuka aykırı olarak
erişilmesini önlemeye ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın
artırılması için iş birimlerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.
EuclidIT çalışanlarının kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığının oluşması için
gerekli sistemler kurulmakta, konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde danışmanlar ile
çalışmaktadır. Bu doğrultuda Şirketimiz, ilgili eğitimlere, seminerlere ve bilgilendirme
oturumlarına yapılan katılımları değerlendirmekte olup ilgili mevzuatın güncellenmesine paralel
olarak eğitimlerini güncellemekte ve yenilemektedir.
3. BÖLÜM 3 – KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR
3.1. Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi
3.1.1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme
Euclidit, kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven
ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu çerçevede, kişisel veriler Şirketimizin iş
faaliyetlerinin gerektirdiği ölçüde ve bunlarla sınırlı olarak işlenmektedir.
5
3.1.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama
Euclidit, kişisel verilerin işlendiği süre boyunca doğru ve güncel olması için gerekli önlemleri
almakta ve belirli sürelerle kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin sağlanmasına ilişkin
gerekli mekanizmaları kurmaktadır.
3.1.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme
Euclidit, kişisel verilerin işlenme amaçlarını açıkça ortaya koymakta ve yine iş faaliyetleri
doğrultusunda bu faaliyetlerle bağlantılı amaçlar kapsamında işlemektedir.
3.1.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma
Euclidit, kişisel verileri yalnızca iş faaliyetlerinin gerektirdiği nitelikte ve ölçüde toplamakta olup
belirlenen amaçlarla sınırlı olarak işlemektedir.
3.1.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar
Muhafaza Etme
Euclidit, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili faaliyetin tabi olduğu
yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda,
Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp
öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal
bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar
saklanmaktadı